satu tajuk yang menarik kepada calun2 PhD

PENTADBIRAN KERAJAAN: SATU NORMALISASI YANG MENGECEWAKAN

Negara Malaysia yang diiktiraf sebagai developed country oleh ramai orang jika di lihat di you tube, sebenarnya bukan sebuah negara yang kekurangan peraturan pentadbiran. Kekaguman mereka mungkin pada surface value sahaja kerana masih banyak perkara yang tersembunyi. Dan terkini ialah tekanan hidup di kalangan marhain.

Dalam kajian organisas, terdapat satu konsep yang dikenali sebagai normalization of deviance. Vaughan (1996) menggunakan konsep ini untuk menerangkan bagaimana penyimpangan daripada peraturan yang berlaku berulang kali boleh akhirnya diterima sebagai sesuatu yang biasa. Apabila sesuatu kesalahan kecil dilakukan berkali-kali tanpa membawa akibat yang nyata, sempadan antara “yang sepatutnya” dengan “yang biasa dilakukan” perlahan-lahan boleh berubah. Pinto (2014) kemudian menunjukkan bahawa fenomena yang sama juga relevan dalam konteks pengurusan dan tadbir urus organisasi. University of Chicago Press

Pinto, J. K. (2014). “Project management, governance, and the normalization of deviance.” International Journal of Project Management, 32(3), 376–387. DOI: 10.1016/j.ijproman.2013.06.004

“Dari dulu memang macam ini Encik”

Dalam perkhidmatan awam, kita mempunyai Perintah-Perintah Am, pekeliling perkhidmatan, Pekeliling Perbendaharaan, arahan kewangan, peraturan tatatertib, tatacara pengurusan aset, panduan kerja dan berbagai-bagai lagi arahan.

Malah, seseorang pegawai awam sendiri melalui Surat Aku Janji berjanji untuk mematuhi Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993, Perintah-Perintah Am, pekeliling serta arahan Kerajaan. Pegawai juga berjanji melaksanakan tugas dengan cermat, cekap, jujur, amanah dan bertanggungjawab.

Jadi persoalan kita bukan: “Adakah kita mempunyai cukup peraturan?”

Sebaliknya: “Adakah peraturan yang begitu banyak itu benar-benar dilaksanakan sehingga ke peringkat paling bawah?”

PERATURAN YANG BAIK HANYA BERGUNA JIKA DILAKSANAKAN

Masa sembang-sembang di waktu sedang ngopi, ada beberapa perkara yang sangat asas — pengurusan stor, aset, pelupusan, pergerakan kenderaan, cuti sakit, perkhidmatan di kaunter dan tanggungjawab Ketua Jabatan, yang di utarakan.

Perkara-perkara ini mungkin kelihatan kecil.

Tetapi organisasi biasanya tidak rosak dalam sehari. Ia bermula dengan perkara kecil yang dibiarkan. Pembelian atau sumbangan aset tidak di daftar. Barang rosak tidak dilupuskan. Rekod tidak dikemas kini. Stor tidak diperiksa. Pegawai keluar tetapi urusan pelanggan terhenti. Kenderaan digunakan tetapi dokumentasi tidak lengkap. Dokumen berdarjah (classified document) terdedah, Fail yang sepatutnya disemak bulan ini ditangguhkan ke bulan depan. Bulan depan menjadi tahun depan. Lama-kelamaan kita mula menerima keadaan itu sebagai perkara biasa.

Ayat yang paling berbahaya dalam sesebuah organisasi mungkin bukan:

“Saya tidak tahu peraturannya.” Tetapi: “Dari dulu kita buat macam ini.” Orang sekarang "normalisasi..."

CONTOH MUDAH: ASET KERAJAAN

Ambil sahaja pengurusan aset.

Peraturan sebenarnya sudah cukup terperinci.

Portal Pekeliling Perbendaharaan mempunyai tatacara khusus mengenai pendaftaran aset, penggunaan, penyimpanan, pemeriksaan, penyelenggaraan, pindahan, pelupusan serta kehilangan dan hapus kira. Pengurusan stor pula mempunyai tatacara mengenai penerimaan, rekod stok, penyimpanan, pengeluaran, pemeriksaan, pelupusan serta kehilangan dan hapus kira.

Jadi kalau sebuah stor dipenuhi kerusi patah, meja rosak, komputer lama, peralatan yang sudah tidak boleh digunakan atau barang yang rekodnya tidak sama dengan keadaan fizikal, persoalannya bukan:

“Mengapa Kerajaan tidak menyediakan peraturan?”

Peraturannya sudah ada.

Persoalannya ialah:

Siapa yang sepatutnya memeriksa?
Bilakah kali terakhir pemeriksaan dibuat?
Apa tindakan selepas pemeriksaan?

Dan yang lebih penting:

Siapa yang memastikan tindakan itu benar-benar selesai?

AKAUNTABILITI TIDAK BERHENTI PADA PENJAGA STOR

Di sini kita lihat satu perkataan yang selalu disebut tetapi mungkin kurang dihayati:

AKAUNTABILITI

Jika berlaku masalah dalam sebuah stor, memang mudah menunjuk kpd penjaga stor. Tetapi sebuah organisasi mempunyai rantaian penyeliaan.

Ada penyelia.
Ada pegawai.
Ada ketua bahagian.
Ada Ketua Jabatan.

Semakin tinggi seseorang berada dalam organisasi, semakin besar kuasa nya. Secara logiknya, semakin besar juga tanggungjawabnya. Tidak semua kesalahan bawahan bermaksud ketuanya bersalah. Itu tentu tidak adil. Tetapi jika kelemahan yang sama berlaku berulang kali, bertahun-tahun, tanpa dikesan atau diperbetulkan, kita wajar bertanya:

Adakah ini masih kesalahan individu, atau sudah menjadi kelemahan penyeliaan?

KETUA BUKAN SEKADAR ORANG YANG MENANDATANGANI SURAT

Menjadi Ketua Jabatan bukan sekadar mempunyai bilik yang lebih besar, menghadiri mesyuarat atau memberikan arahan.

Ketua perlu tahu keadaan organisasinya.

Adakah aset terkawal?
Adakah stor diperiksa?
Adakah rekod dikemas kini?
Adakah pelanggan mendapat perkhidmatan?
Adakah pegawai yang bercuti atau berkursus mempunyai pengaturan kerja yang sesuai?
Adakah teguran audit terdahulu sudah diselesaikan?

Ketua tidak mungkin melakukan semuanya sendiri. Sebab itulah wujud penyelia, pegawai bertanggungjawab dan pembahagian tugas. Tetapi akhirnya seseorang mesti bertanya:

“Sudah buat?” Kemudian jangan berhenti di situ. “Mana buktinya?” Itulah beza antara memberi arahan dengan mengurus.

SEBENARNYA KERAJAAN SUDAH ADA myPORTFOLIO

Menariknya, Kerajaan sendiri telah menyediakan konsep myPortfolio sebagai panduan kerja sektor awam.

myPortfolio ialah dokumen rujukan rasmi bagi sesuatu jawatan. Ia merangkumi perkara seperti fungsi, aktiviti, deskripsi tugas, prosedur dan proses kerja. Kerajaan juga menambah baik carta alir dengan tempoh masa bagi setiap langkah supaya proses yang menyebabkan kelewatan boleh dikenal pasti.

Ini menunjukkan sesuatu yang sangat penting.

Sistem itu sebenarnya sudah ada.

Kita sudah menentukan siapa buat apa.
Kita sudah mempunyai proses kerja.
Kita sudah mempunyai peraturan.
Kita sudah mempunyai sistem prestasi.
Kita sudah mempunyai audit.

Jadi cabaran besar sekarang mungkin bukan mencipta satu lagi sistem. Tugas tuan ialah menghidupkan sistem yang sudah ada.

CUTI SAKIT: CONTOH BAHAWA PERATURAN SEBENARNYA TEGAS

Ambil satu lagi contoh — sijil cuti sakit palsu.

Kadang-kadang masyarakat menganggap perkara ini sekadar isu disiplin kecil.

Sebenarnya peraturan semasa JPA jauh lebih tegas. Ketua Jabatan perlu memastikan sijil cuti sakit yang dikemukakan adalah sah. Jika didapati sijil itu palsu atau dipinda, tindakan boleh merangkumi pelucutan emolumen bagi hari ketidakhadiran, laporan polis dalam keadaan tertentu dan tindakan tatatertib yang boleh sampai kepada hukuman buang kerja.

Dalam isu Sijil Sakit ini majoriti ketua jabatan tidak faham bahawa mempuyai sijil ini secara automatik, si polan boleh bercuti. Dalam Perintah Am jelas ketua jabatan boleh (may) luluskan cuti sakit. Bermakna ia bukan wajib. Dan.. jelas juga tertulis jika sakit, mesti berehat di di rumah atau di hospital. Tidak tertulis pula boleh berehat di pasar malam atau di kampung. Terpulang kpd Ketua Jabatan mahu bertindakan selanjutnya - potong cuti tahun atau ambil tindakan disiplin.

Sekali lagi kita melihat perkara yang sama.

Peraturannya ada. Persoalannya ialah pelaksanaan. Jika penyelia tidak memeriksa, Ketua Jabatan tidak bertanya dan organisasi menganggap perkara kecil tidak perlu diberi perhatian, peraturan yang tegas sekalipun akhirnya hanya tinggal sebagai dokumen.

AUDIT BUKAN SEKADAR MENCARI KESALAHAN

Setiap kali Laporan Ketua Audit Negara dibentangkan, perhatian masyarakat biasanya tertumpu kepada angka kerugian, pembaziran, kelewatan projek atau kelemahan pengurusan.

Tetapi audit sepatutnya dilihat lebih luas.

Audit ialah peluang untuk organisasi belajar.

Lebih penting ialah apa yang berlaku selepas audit.

Adakah kelemahan diperbetulkan?

Adakah sistem diperbaiki?

Adakah pihak yang bertanggungjawab diberikan bimbingan, teguran atau tindakan yang sewajarnya?

Dan adakah masalah yang sama muncul lagi beberapa tahun kemudian?

Kerangka semasa sebenarnya sudah bergerak ke arah itu. Pindaan Akta Audit 1957 memperkukuh kuasa Ketua Audit Negara untuk membuat syor terhadap ketakteraturan serius dan melaksanakan susulan audit. Garis Panduan Susulan Audit yang berkuat kuasa pada 2025 pula menyediakan mekanisme untuk isu serius dibincangkan bagi menentukan tindakan yang perlu diambil oleh pihak berkaitan.

Ini perkembangan yang baik.

Namun akhirnya keberkesanan sesuatu sistem bukan diukur berdasarkan berapa banyak teguran dikeluarkan.

Ia harus juga dilihat daripada berapa banyak kelemahan berjaya diperbetulkan dan tidak berulang.

JANGAN PULA KITA MENGHUKUM SEMUA PENJAWAT AWAM

Di sini saya ingin berlaku adil.

Tidak wajar kita mengatakan seluruh perkhidmatan awam tidak cekap.

Ramai penjawat awam bekerja dengan baik, amanah dan profesional. Ramai juga bekerja dalam keadaan kekurangan kakitangan, beban tugas tinggi dan sistem yang kompleks.

Ada Ketua Jabatan yang sangat tegas.
Ada penjaga stor yang rekodnya kemas.
Ada pegawai kaunter yang melayan pelanggan dengan sangat baik.

Mereka juga wajar dihargai.

Ia sekadar mengajak kita melihat satu persoalan: Adakah budaya pematuhan dan pemeriksaan kita sekuat peraturan yang telah di cipta?

MUNGKIN KITA TERLALU SUKA MENCIPTA BENDA BAHARU

Apabila berlaku sesuatu kelemahan, reaksi kita selalunya hampir sama.

Adakan mesyuarat.
Tubuhkan jawatankuasa.
Buat seminar.
Adakan bengkel.
Hantar kursus.
Kemudian mungkin keluar pula satu garis panduan baharu.

Semua itu ada tempat dan kegunaannya. Tetapi kadang-kadang masalahnya jauh lebih mudah.

Peraturan sudah ada tetapi tidak dilaksanakan.

Kalau masalahnya stor tidak diperiksa, periksa stor.
Kalau aset rosak belum dilupuskan, mulakan proses pelupusan.
Kalau rekod tidak tepat, betulkan rekod.
Kalau pegawai tidak melaksanakan tugas, penyelia perlu bertindak.
Kalau penyelia gagal menyelia, Ketua Jabatan perlu bertanya.
Dan jika Ketua Jabatan sendiri gagal memastikan sistem berjalan, maka peringkat yang lebih tinggi pula perlu menjalankan fungsi pengawasannya.
Tidak semua masalah memerlukan seminar dua hari di hotel.

Kadang-kadang ia memerlukan satu arahan yang jelas, satu tarikh akhir (dead line) dan seseorang yang akan datang semula untuk memeriksa.

BUDAYA KERJA YANG KITA PERLUKAN

Kita tidak mencadangkan satu sistem yang terlalu keras sehingga setiap kesilapan kecil mesti dihukum. Itu juga tidak sihat. Apa yang kita perlukan ialah budaya yang sangat mudah:

Tahu tugas.
Laksanakan tugas.
Rekodkan.
Periksa.
Betulkan kelemahan.
Dan bertanggungjawab terhadap hasilnya.

Malah konsep akauntabiliti sudah terkandung dalam sistem pengurusan prestasi perkhidmatan awam. JPA mentakrifkannya sebagai tanggungjawab utama dalam sesuatu tugas yang menghasilkan pencapaian kepada tujuan sesuatu jawatan diwujudkan.

Jadi perkataan itu bukan sesuatu yang asing. Yang penting ialah menjadikannya budaya.

TIDAK SALAH BELAJAR DARIPADA SISTEM LAMA

Dalam sembang-sembang di kedai kopi, terfikir tentang sistem pentadbiran dahulu. Bukan bermaksud kita hendak mengagungkan zaman penjajah atau era 60an dan 70an. Jauh sekali hendak kembali kepada penjajahan. Tetapi kita perlu cukup matang untuk membezakan antara penjajahan dengan disiplin pentadbiran.

Kalau sistem lama mengajar bahawa rekod mesti tepat, surat mesti dijawab, stor mesti diperiksa, wang awam mesti dipertanggungjawabkan dan pegawai mesti tahu bidang tanggungjawabnya — apa salahnya mengambil yang baik?

Kita ambil disiplin itu.
Kita sesuaikan dengan Malaysia hari ini.
Kita tambah teknologi.
Kita tambah nilai kemanusiaan.
Kita tambah ketelusan.
Dan kita bina pentadbiran yang lebih baik.

Tidak perlu malu belajar daripada sistem lama kalau sesuatu itu masih berguna.

AKHIRNYA, KITA TIDAK KEKURANGAN PERATURAN

Itulah kesimpulan saya.

Malaysia mempunyai banyak peraturan pentadbiran.

Kita mempunyai pegawai yang berkelayakan.
Kita mempunyai teknologi.
Kita mempunyai sistem audit.
Kita mempunyai prosedur.
Kita mempunyai latihan.

Yang perlu sentiasa diperkukuhkan ialah budaya melaksanakan apa yang telah ditetapkan dan keberanian untuk bertanggungjawab apabila ia tidak dilaksanakan.

Janganlah setiap kelemahan dijawab dengan satu lagi pekeliling.

Banyak keadaan peraturan baharu tidak di perlukan. Kita hanya perlu membuka semula peraturan yang sudah ada, membacanya, melaksanakannya — dan memastikan seseorang memeriksa bahawa ia benar-benar dilaksanakan.

Kalau itu yang orang dahulu panggil disiplin pentadbiran, mungkin tidak salah kita belajar semula.

Bukan untuk kembali ke zaman dahulu. Tetapi supaya pentadbiran hari esok menjadi lebih baik daripada hari ini kerana kecuaian dan kelemahan kerajaan adalah salah satu faktor yang boleh memberi tekanan kepada rakyat marhain. Masalahnya kerajaan ini terdiri dari para marhain juga.

kata pujangga kedai kopi : COMMON SENSE IS NOT COMMON ANYMORE

RUJUKAN RASMI UNTUK BACAAN

Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) — Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993 [P.U.(A) 395/1993] dan MyPPSM: Tatakelakuan dan Pengurusan Tatatertib Pegawai Awam. Antaranya merangkumi kewajipan menjalankan tugas dengan bertanggungjawab, ketidakhadiran bertugas dan tindakan terhadap sijil cuti sakit palsu.
Portal MyPPSM JPA
PKPA Bil. 4 Tahun 2018 — myPortfolio: Panduan Kerja Sektor Awam. myPortfolio ialah dokumen rujukan rasmi mengenai fungsi, aktiviti, proses kerja dan tanggungjawab sesuatu jawatan.
Surat Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 1 Tahun 2018 — Panduan Penetapan Tempoh Masa Dalam Carta Alir bagi myPortfolio. Ia antara lain bertujuan membantu mengenal pasti proses yang boleh menyebabkan kelewatan.
Kementerian Kewangan Malaysia — Pekeliling Perbendaharaan, Pengurusan Aset Kerajaan (AM 1–AM 7). Antaranya meliputi pendaftaran, penggunaan, penyimpanan, pemeriksaan, penyelenggaraan, pelupusan, kehilangan, hapus kira serta pengurusan stor Kerajaan.
Portal Pekeliling Perbendaharaan Malaysia
Akta Audit 1957 [Akta 62], sebagaimana dipinda, dan Garis Panduan Susulan Audit Jabatan Audit Negara. Kerangka semasa memberi ruang kepada syor berkaitan ketakteraturan serius serta tindakan susulan terhadap isu yang dilaporkan dalam Laporan Ketua Audit Negara.
Jabatan Audit Negara Malaysia

Thursday, October 1, 2026

NORMALISASI DALAM TADBIR URUS